PROYECTO
Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único que consiste en realizar un objetivo específico, siguiendo un esquema organizado; Esto es contraste con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la que se opera en forma permanente.
Su historia empieza en la primera mitad del siglo XX, los proyectos eran administrados con métodos y técnicas informales, basados en lo gráficos GANTT, en los años 50 se desarrollaron en estados unidos dos modelos matemáticos: PERT (técnica para evaluar y revisar programas, desarrollado por la marina) y CPM (método de ruta critica, desarrollado por Dupont y Remington Rand) y estas son las bases metodologicas utilizadas por los gerentes de proyectos profesionales. En 1969 se formo el PMI (instituto de gerencia de proyectos) bajo la permisa que cualquier proyecto utiliza las mismas bases metodologicas y herramientas. Esta organización es la que dicta los estándares en esa materia.
La planificación del proyecto comienza desde el momento que es solicitado, esta primera etapa es importante ya que en ella deben quedar concretado, en orden secuencial: definición de las actividades, asignación de duración, fechas de termino, comienzo de cada actividad y la asignación de los recursos; una vez que se deciden las actividades a realizar, el costo y se tiene aprobación del plan hay que comenzar con la adquisición de materiales y los servicios para que estén disponibles al comienzo del proyecto, con los puntos anteriores se obtiene el control del tiempo y de los costos. En el alcance del proyecto se debe definir todos los entregables ya sea para empleados o para los contratistas de la empresa, lo importante es visualizar todas las posibles acciones en que será necesario incurrir para lograr los objetivos del proyecto.
La definición de las actividades, la asignación de recursos incluyendo el responsable del trabajo, la terminación de los recursos necesarios tanto de efectivo como humanos, el hacer el pedido de los materiales, dar seguimiento a la adquisición de recursos y seguir la secuencia de las actividades a realizar son actividades necesarias para evitar que se afecte la duración de dicho proyecto.
La gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que sea terminado completamente un proyecto dado, esto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación, (entre otros) para lograr un objetivo pre-definido.
La gestión de Proyectos planifica y programa las actividades y luego mientras se ejecuta controla dichas actividades, pero específicamente el control consiste en mantener el tiempo, el costo y alcance bajo control ya que estos tres factores pueden entrar en conflicto en diferentes áreas de empresas por interés en particular.
Existen doce habilidades necesarias para garantizar el éxito de los proyectos en las cuales se consiguen:
Definición del proyecto, antes de iniciar el proyecto, es indispensable que el trabajo este entendido, que los responsables tengan una visión clara de los resultados esperados. Es muy importante dejar esta información explícitamente estipulada en caso del que el proyecto sea muy grande se recomienda dividirlo en proyectos mas pequeños, en los que se definida en detalle primero los subproyectos y luego el detalle de los proyectos lejanos, cuando se acerque su ejecución. Al final de esta etapa se debe tener entonces un documento con el alcance y expectativa del mismo, como se medica, quien lo hará y cuanto costara.
En la etapa de planeación se determina cómo se va realizar el trabajo. Esto implica entonces elaborar un plan para el trabajo. se utilizan diferentes alcances, acordes al tamaño del proyecto Si no se cuenta con una plantilla para el plan de trabajo, se recomienda utilizar la estructura de análisis de arriba abajo, una técnica que permite mirar el proyecto desde un alto nivel, y quebrar el trabajo en pequeños componente hasta que se tenga el panorama completo del mismo. Una vez que se tenga la lista de actividades, el siguiente paso es estructurar la dependencia de las mismas; una vez culminado, se pasa a asignar los recursos necesarios a cada una de las actividades estos incluyen dinero, personal y elementos requeridos.
Administración de contrato. Si el proyecto no involucra proveedores externos, tanto este aparte como el siguiente se pueden saltar. El contrato es el documento que rige las condiciones bajo las cuales se adquiere un bien o un servicio. Hay dos temas fundamentales en la administración de un contrato: la entrega de los resultados (entregables) y el cumplimiento de las fechas para estas entregas. La administración del contrato involucra el control de los entregables, los pagos, y el manejo del tiempo del proyecto. Entre mas tangibles los entregables mas fácil de administrar los cumplimientos.
Administración de proveedores. En el transcurso del proyecto la relación con los proveedores es muy variante. Al inicio del proyecto empiezan a detectarse diferencias de criterios y de alcances para los entregables. En la administración de contratos y en el proceso de contratación mismo, se trata de incluir todo lo que pudiera hacer claridad en el manejo del proveedor y sus obligaciones, pero con frecuencia no son suficientes. Tanto el proveedor como el cliente en ocasiones dejan de establecer mecanismos para esta administración, por lo que por lo general terminan estableciéndose procedimientos durante la ejecución del contrato. Hay dos tipos de incumplimiento: el de especificaciones o función requerida y el de tiempos. Un proyecto puede llegar a tener varios proveedores interactuando, la administración de esta interacción la puede hacer inclusive otro proveedor o la empresa misma.
Administración de plan de trabajo. El plan de trabajo es solo un entregable, describe lo que hay que hacer, el orden del trabajo, el esfuerzo requerido y quien esta asignado a que tarea. Entre mas complejo es el proyecto, más cambios se presentan en el plan de trabajo con el transcurrir del tiempo. El gerente del proyecto deberá revisar los planes de trabajo en forma permanente y determinar el estado actual del mismo. Se hace indispensable el uso de la gerencia proactiva, de tal manera que se identifiquen las actividades a cumplirse en el cercano futuro, y con base en estas actividades, su impacto dentro de los cronogramas y los objetivos del proyecto, hacer los ajustes para que los objetivos principales se cumplan.
Administración de situaciones. Por lo general, un proyecto se administra en dos instancias: una a nivel de equipo de proyecto y el gerente del proyecto, y la segunda a nivel de gerencia de
Administración de alcance. Este describe los límites del mismo y lo que el proyecto va a entregar, qué información se necesita y qué partes de la organización se verán afectadas. El propósito de la administración de cambios en el alcance es proteger la viabilidad de la definición del proyecto ya definida y aprobada. Cuando se definió el proyecto, también se definieron y estipularon las expectativas de resultados. Durante la vida del proyecto es normal que se requieran ítems diferentes o adicionales a los incluidos en la definición original del proyecto. Debe ser claro para todas las partes que cumplir estos nuevos requerimientos con los mismos recursos de la definición anterior, es prácticamente imposible. la aprobación de los cambios en el alcance debe ser efectuada entre los clientes y proveedores del mismo. La administración del alcance no es siempre tan sencilla. Suceden problemas comunes. Uno de ellos es aceptar cambios pequeños que a simple vista no afectan mucho el proyecto, y se desconoce el efecto conjunto de muchos cambios pequeños. También se pueden tomar decisiones a un nivel menor del indicado, lo que implica que los "dueños" del resultado pueden no obtenerlo.
Administración de riesgos. La definimos como la identificación de todos los riesgos posibles, determinas qué tan certero es que se presente el riesgo, y entender el impacto en el proyecto si ocurren. El riesgo es una condición futura que existe fuera del control del grupo del proyecto, y que puede tener un impacto negativo sobre el resultado del proyecto. Los administradores proactivos tratan de identificar y resolver problemas potenciales antes de que ocurran. Una vez identificado el riesgo que se quiere administrar activamente, hay cinco cursos de acción que se pueden tomar: no hacer nada, dar seguimiento, evitar el riesgo, mover el riesgo o mitigar el riesgo.
Administración de la comunicación. Esta es una de las actividades críticas en un proyecto, y fundamental en la administración de los objetivos y los receptores de los beneficios del mismo. Hay dos niveles de comunicación en un proyecto. Todos los proyectos deben comunicar el estado del mismo. Adicionalmente, si el proyecto es complejo o más grande, se necesita un nivel más sofisticado de comunicación definido en un Plan de Comunicaciones. Cuando el impacto del proyecto es de gran envergadura, se requiere un Plan de Comunicaciones, que no solo informe sobre el proyecto sino que ayude en la implementación del cambio. El obligatorio, donde se incluyen los reportes de estado del proyecto, presupuestos, y requerimientos legales y de auditoria. El de información, donde se provee información extensa para quien
Administración de documentos. Aunque es una de las tareas que puede ser asistida por tecnologías como un repositorio documental, estas herramientas pueden ser difíciles de administrar e incorporan mayores problemas al proyecto. Temas tan sencillos como la codificación de los documentos, y qué tipos de documentos se quieren almacenar y por cuanto tiempo. Algunos prefieren organizarlo por fuente de la información, y otros por el objeto de la misma, otra decisión es el formato estándar para los documentos.
Administración de la calidad. La calidad de un proyecto ser mide por qué tan cerca están de cumplirse las expectativas y entregables para el cliente, por lo tanto el objetivo central del equipo del proyecto es tratar de cumplir y exceder los requerimientos del cliente. l propósito de la función de la administración de la calidad es la correcta definición de la expectativa del cliente, mediante la cuantificación de algo que originalmente se maneja como subjetivo. Cuando se define el proyecto, el grupo de trabajo debe entender los términos de calidad impuestos por el cliente y estar consignados en un Plan de Calidad, en el cual se manejan los criterios de aceptación y corrección de cada entregable. El plan también contiene dos procesos: control de calidad y aseguramiento de
Administración de la medicino. Obtener las métricas de un proyecto es la habilidad de manejo de proyectos más sofisticada, y se puede convertir en la más difícil. Se deben definir métricas básicas que permitan medir el esfuerzo, costo y tiempos de terminación. También se deben incluir métricas que determinen que tan bien se satisfacen los requerimientos del cliente y como se cumple con las expectativas. Dependiendo de los resultados, se toman los correctivos pertinentes.
TOMA DE DECISIONES
Cada día y en cada momento el hombre debe tomar decisiones, la toma de decisiones requiere de nuestra capacidad de liderar y mejorar nuestra capacidad de decisión. Las personas que realmente están capacitadas para tomar decisiones, las personas sólidas y estables, sus decisiones son frutos de sus convicciones.
La toma de decisiones es un aspecto fundamental en el liderazgo de una persona, en la toma de decisión es importante llevar ciertas orientaciones a razón de que muchas de estas decisiones se caracterizan por ser personas que poseen una personalidad impulsiva, inestable a nivel emocional y tienden a ser obsesivos. Por lo consiguiente se recomienda:
- no hay que dejarse presiona. En la toma de decisiones siempre la verdad es un clima de libertad interior. Hay que rechazar por ello todo aquello que pueda influirte en el margen de ti mismo.
- Hay que hacer solo una decisión cada vez. Dado que las decisiones suelen estar relacionadas unas con otras, es conveniente no tener prisa, tomarse el tiempo que sea necesario y ver que puede infundir una relación con otra.
- Hay que decidir según la evidencia, no según la inspiración. Hay que sopesar lo pro y contra de cada problema y en consecuencia decidir. Se trata de no equivocarse.
- Hay que aceptar el riesgo de decidir. En la vida no existe seguridades absolutas y ninguna decisión esta exenta de riesgo la falta de decisión es signo de falta de confianza y determinación.
- Hay que incluir siempre una alternativa. Es necesario tener una alternativa en caso de que intervengan circunstancias imprevistas. No se trata de tomar una decisión con reserva. Simplemente se formula una mete y un plan paralelo para llegar a ella.
- Hay que saber revocar una decisión, si esta mal. Se necesita valor personal para admitir que la decisión tomada es un error. Pero están son las decisiones que distinguen a los hombres de los niños. Hay que ser maduro para revocar lo que no conviene.
El proceso de toma de decisión involucra, la importancia, los integrantes y características, los principales problemas, criterios y situaciones o etapas a seguir. La toma de decisiones parten de un supuesto de algo sobre que decidir o resolver. Es necesario que se tome en consideración la manera en que se articula y observan las situaciones, es necesario distinguir la forma e3n que se formula las posibles decisiones a tomar, una decisión se realiza a través de una secuencia de pasos. Investigaciones realizadas han permitido lograr crear un método que permita tomar estas decisiones de manera eficaz, este método ha ido llamado como el método de BIADI a través de siete pasos importantes:
- Introducción. Cuando las personas deben tomar dos o mas alternativas, debemos empezar por hacer una selección de decisiones de acuerdo a la situación
- La penetración de la toma de decisión. En este paso planteamos las situaciones y sus posibles integrantes, objetivos, consecuencias, causas, funciones, entre otras.
- La racionalidad. En este debemos aplicar nuestra capacidad de evaluar, analizar, reunir alternativas, considerar la variable y aplicar estas técnicas para encontrar una solución razonable; en la toma de decisión es muy importante utilizar la racionalidad. La racionalidad no es más que una capacidad humana que permite pensar, evaluar y actuar de acuerdo a ciertos principios de optimizar y consistencia, para satisfacer algún objetivo o finalidad. Usando la razón el ser humano intenta elegir para conseguir los mayores beneficios, de forma "económica", desde las variadas limitaciones del cerebro, y las limitaciones de acción sobre el entorno.
- Proceso creativo. Una realidad es que suele producirse un bloqueo creativo. Se plantea un problema cuando el individuo quiere alcanzar una meta determinada pero no sabe cómo llegar a la misma; Debe confiar menos, o no exclusivamente, en su capacidad para improvisar y crear (la mejor improvisación es una buena preparación.) El secreto radica en sistematizar aquello que es susceptible de sistematización dejando lo artístico para los momentos imprescindibles o imprevistos.
Barreras par la toma de decisiones afectivas, no son mas que las siguientes:
Indecisión: Evitar decisiones para escapar a los aspectos desagradables del riesgo, temor y ansiedad
Andar con rodeos: Rehusarse a enfrentar el tema; recolección obsesiva de hechos que no llevan a ninguna parte
Sobre reaccionar: Dejar que una situación salga fuera de control; dejar que las emociones tomen el control
Vacilación: revertir decisiones; mediano compromiso con el plan de acción
Medidas a medias: Arreglárselas a medias. Tomar la decisión más segura para evitar la controversia pero sin lidiar con el problema en su totalidad.
- Cualidades personales para la toma de decisiones: Sin lugar a dudas existen ciertas cualidades que hacen que los tomadores de decisiones sean buenos o malos.
ºSe pueden destacar cuatro cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al tomador de decisiones: experiencia, buen juicio, creatividad y habilidades cuantitativas. Otras cualidades podrán ser relevantes, pero esta cuatros conforman los requisitos.
Experiencia: Es lógico suponer que la habilidad de un mando para tomar decisiones crece con la experiencia. El concepto de veteranía en una organización con aquellos individuos que tienen el mayor tiempo de servicio, se funda en el valor de la experiencia y por lo tanto reciben un mayor salario. Cuando se selecciona a un candidato a algún puesto de la organización, la experiencia es un capítulo de gran importancia a la hora de la decisión. Los éxitos o errores pasados conforman la base para la acción futura, se supone que los errores previos son potencial de menores errores futuros. Los éxitos logrados en épocas anteriores serán repetidos.
La experiencia tiene un importantísimo papel en la toma de decisiones. Cuando un mando se enfrenta a un problema, recurre a su experiencia para poder resolverlo de una forma que sabe los solucionó con anterioridad.
Para situaciones mal estructuradas o nuevas, la experiencia puede acarrear ventajas y desventajas. La principal desventaja es que las lecciones de experiencia puedan ser inadecuadas por completo para el nuevo problema, resultando una decisión errónea. Pero también puede ser una gran ventaja, pues da elementos para diferenciar entre situaciones bien o mal estructuradas.
Buen Juicio: Se utiliza el término juicio para referirnos a la habilidad de evaluar información de forma inteligente. Está constituido por el sentido común, la madurez, la habilidad de razonamiento y la experiencia del tomador de decisiones. Por lo tanto, se supone que el juicio mejora con la edad y la experiencia.
El buen juicio se demuestra a través de ciertas habilidades para percibir información importante, sopesar su importancia y evaluarla. El juicio es más valioso en el manejo de problemas mal estructurados o nuevos, porque precisamente de ese juicio el tomador de decisiones sacará determinaciones y aplicará criterios, para entender el problema y simplificarlo, sin distorsionarlo con la realidad.
Un juicio desarrolla de la siguiente manera: basado en la información disponible y en su propia experiencia anterior, el tomador de decisiones establece parámetros conformados por los hechos, las opiniones y el conocimiento en general.
Creatividad: la creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o asociar ideas de manera única para lograr un resultado nuevo y útil. El tomador de decisiones creativo es capaz de captar y entender el problema de manera más amplia, aún de ver las consecuencia que otros pasan por alto. Sin embargo, el mayor valor de la creatividad está en el desarrollo de alternativas. Son creativos y pueden generar suficientes ideas para encontrar el camino más corto y efectivo al problema.
Habilidades cuantitativas: esta es la habilidad de emplear técnicas presentadas como métodos cuantitativos o investigación de operaciones, como pueden ser: la programación lineal, teoría de líneas de espera y modelos de inventarios. Estas herramientas ayudan a los mandos a tomar decisiones efectivas. Pero es muy importante no olvidar que las habilidades cuantitativas no deben ni pueden reemplazar al buen juicio en el proceso de toma de decisiones.
La toma decisión es importante, por medio de esta podemos estudiar un problema o situación que es valorado y considerado profundamente para elegir el mejor camino a seguir según las diferentes alternativas y operaciones.
También es de vital importancia para la administración ya que contribuye a mantener la armonía y coherencia del grupo, y por ende su eficiencia.
En
La toma de decisiones, se considera como parte importante del proceso de planeación cuando ya se conoce una oportunidad y una meta, el núcleo de la planeación es realmente el proceso de decisión,
RESOLUCION DE PROBLEMAS
El rápido avance tecnológico ocurrido en las ultimas décadas han planteado desafiaos a las estructuras organizacionales regidas y desactualizadas que tienen la incapacidad de reaccionar de una manara adecuada frente a los cambios.
Lo anterior nos lleva a inferir de acontecimientos que demandan competencias en la toma de decisiones, creatividad e innovación para competir eficazmente.
Un Problema es un obstáculo o bloqueo a la acción que desea realizar un individuo, grupo u organización, pero desconoce el curso de la acción necesaria para lograr lo que se quiere. Los problemas son partes de la vida diaria y al igual que los vientos que soplan en contra, se arrastran o se elevan.
La resolución del problema se ha convertido en una necesidad de satisfacción y de competencia que tiene el hombre, el enfrentar a diario la presión de obtener resultados a un menor costo con mayor rapidez e innovación; mejor calidad y servicio. Alcanzar resultados dramáticos (milagrosos) representa una demanda diaria. Para ello debe transformar los métodos y procedimientos a lo que estas se esta habituado, mediante la toma de decisiones para la resolución de los problemas, donde se debe de encontrar las respuestas adecuadas esto es un asunto de romper con las tradiciones y practicas y construir un mapa diferente en el que los principios, actitudes y valores deben alinearse con los métodos y procedimientos.
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